Menjadi Sekretaris Profesional

Sekretaris

Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.
Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.
Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.

Pengertian Otomasasi Perkantoran

                Otomatisasi Perkantoran 

A. Pengertian

         Otomatisasai perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan.
Beberapa system otomatisasi perkantoran secara formal dan didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. System formal ini diterapkan di seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem informasi manajemen. Namun sebagian besar system otomatisasi perkantoran tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Dan otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara lisan maupun secra tertulis.
Asal mula otomatisasi perkantoran di awal 1960-an, ketika IBM menciptakan istilah word-processing untuk menjelaskan kegiatan devisi mesin tik listriknya. Bukti nyata, pada tahun 1964-an, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape/Selectric Typewriter (MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.
Otomatisasi kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor, yaitu :

1. Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan terutama sumber daya manusia.
2. Profesional yakni tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff  khusus). Manajer dan profesional secra bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Clerical Employee (pegawai administratif) melaksanakan tugas untuk-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen dan mengirimkan surat.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua system elektronik formal dan informal yang terutama berkaiatan dengan komunikasi informal dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai kegiatan perkantoran yang dokumentasiakan dengan suatu prosedur tertulis. semua perusahaan menerapakan system formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.Sistem Elektronik informal berarti system perkantoran yang tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis. System-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.
System informal dalam otomatisasi perkantoran menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan komputer dalam perusahaan, Karena otomatisasi perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan jenis komunikasi. Otomatisasi perkantoran tidak hanya melayani orang-orang didalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.
Dalam gambar model  Otomatisasi   perkantoran    di atas  tidak  terjadi aliran data  tetapi hanya ada aliran komunikasi  dan  informasi.  Pengertian  data  sendiri  adalah  penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar menukar  informasi antara dua obyek atau lebih.

B. Konsep-konsep otomatisasi

• Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu mengarah ke otomatisasi.
• Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.
• Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.
• Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Otomatisasi kantor sebagai pelengkap bagi metode komunikasi tradisional bukan sebagai pengganti.

C. Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.

Mesin mesin kantor

    Mesin-mesin / Alat Kantor (Office Automation   Equipment / Tools)
 

A. Pengertian Mesin-Mesin Kantor

            Mesin-mesin kantor adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan – bahan keterangan dalam pekerjaan tata usaha.

B. Pemilihan mesin-mesin kantor

·         Mesin benar-benar diperlukan.

·         Jenis mesin hendaknya praktis.

·         Mesin dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja

·         Mesin dapart mempercepat terselesaikannya pekerjaan

·         Mutu mesin harus benar-benar baik

·         Mesin dapat mengurangi kesulitan kerja

·         Masin dapat digunakan untuk berbagai keperluan

·         Pemeliharaan mesin mudah dilakukan

·         Pelatihan untuk pengoperasian mesin dapat dilaksanakan dengan mudah

·         Mesin harus cocok dengan jenis pekerjaan

·         Tersedia ruang kantor untuk meletakan mesin.

 C. Jenis-jenis mesin kantor

1.      Pesawat Telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

Gambar pesawat telepon

2.      Faksimili

Faksimili adalah   mesin/alat untuk mengirim dan menerima data atau dokumen yang

hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar.

                                                                   Gambar Faksimili

3.      Mesin Stensil

Mesin Stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk  lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang Cash Register disebut dengan stensil sheet atau sit stensil.

Gambar Mesin Stensil

4.      Proyektor OHP

Overhead Projector (OHP) adalah alat yang digunakan untuk menjelaskan presentasi secara visual. OHP adalah media komunikasi visual yang dipergunakan untuk memproyeksikan tulisan atau gambar pada transparancy film yang diletakkan diatas OHP ke layar, sehingga memperoleh hasil proyeksi yang lebih jelas dan besar.

Gambar Proyektor OHP

5.      Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas.

Dua Jenis Printer:

                  Leser Jet (menggunkan leser seperti pada mesin fotokopi)

                  Inkjet (menggunakan tinta)

Gambar printer 

           6.      Mesin Ketik

Mesin ketik adalah mesin yang digunakan untuk mencetak data atau mengetik data berupa teks secara manual.

Jenis-jenis mesin ketik ada dua yaitu mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik.

Gambar mesin ketik manual

Gambar mesin ketik

  

            7.      Mesin komputer

Mesin komputer adalah mesin yang digunakan untuk memudahkan pekerjaan kita seperti untuk melakukan pembuatan/pengetikan dokumen, untuk presentasi, untuk menghitung secara cepat dan merupakan suatu alat yang digunakan untuk mengelola data yang dapat digunakan sesuai dengan perintah yang telah dirumuskan.

Gambar komputer

                    D. Keuntungan mesin-mesin kantor

·         Menghemat tenaga kerja sehingga sebagian pegawai dapaat mengerjakan pekerjaan lain.

·         Menghemat waktu kerja.

·         Meningkarkan ketelitian dan mutu kerja.

·         Mengurangi rasa bosan dan stress.

·         Pekerjaan tampak menjadi lebih baik.

·         Mencegah adanya penggelapan, misalnya mesin untuk menulis cek.

·         Mengurangi kelelahan pegawai.

·         Memberikan informasi lebih banyak dan lebih cepat kepada manajemen.

                  E.   Kerugian mesin-mesin kantor

·         Mesin tidak dapat menyelesaikan pekrjaan yang memrlukan kecerdasan dan analisa tinggi.

·         Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi.

·         Sulit mendapatkan operator mesin yang terlatih dan dibutuhkan biaya untuk pelatihan bagi operator.

·         Fleksibillitas beberpa mesin kurang.

·         Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan dari satu bagian ke bagian lain daripada mesin.

     F. Faktor-faktor dalam memilih perlengkapan kantor dan mesin-mesin kantor

           ·        Pekerjaan dan cara penyelesaiannya

Sebelum melaksanakan pekerjaan hendaknya dilakukan perumusan pekerjaan dengan jelas sehingga dalam pelaksanaanya segala sarana yang diperlukan dapat disiapkan dan benar-benar mendukung dalam pencapaian tujuan.

·        Kebutuhan pegawai perseorangan

Setiap pegawai di kantor melaksanakan pekerjaan dengan prinsip pembagian kerja yang jelas. Dengan demikian setiiap pegawai memerlukan peralatan yang mungkin berbeda dengan pegawai yang lain.

·        Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan

Dengan adanya perlengkapan dan mesin kator maka penghematan waktu dan jumlah pengeluaran atau biaya seharusnya dapat ditekan, sehinigga dalam pemilihannya sebelum kantor memutuskan untuk membeli suatu alat atau mesin harus melakukan penghitungan dengan matang.

·        Fleksibilitas penggunaan.

Mesin hendaknya dapat digunakan untuk menyelesaikan berbagai pekerjaan, bukan hanya satu pekerjaan.

·        Harga dan penanaman modal

Pengadaan perlengkapan hendaknya memperhatikan keuangan yang dimiliki perusahaan, jika memang akan melakukan pengadaan maka sebaiknya dipilih peralatan yang awet dan menjadi aset bagi perusahaan.

·        Kemampuan kesatuan

Keberadaan mesin harus dapat mendukung pekerjaan di suatu kesatuan kerja.

·        Nilai keindahan

Keindahan merupakan suatu faktor yang sangat penting untuk menambah semangat kerja dan produktivitas kerja karyawan.

·        Preferensi pegawai

Segala jenis perlengkapan yang akan menggunakan adalah manusia sehingga mempertimbangkan kelayakan berdasarkan pengalaman orang yang telah menggunakan adalah faktor yang sangat penting.

·        Pengaruh terhadap syatat-syarat pegawai

Syarat disini adalah berkaitan dengan kemampuan yang ditentukan untuk menjadi pegawai dan syarat mengenai jumlah pegawai yang harus melaksanakan pekerjaan.

·        Ramalan mengenai beban pekerjaan

Memprediksi mengenai jumlah dan jenis pekerjaan sangat penting ketika akan mengadakan peralatan kantor yang baru, dengan melakukan remalan maka alat yang dibeli dapat digunakan dalam jangka yang lebih lama.

·        Kualitas pekerjaan tata usaha

Jika tata usaha menginginkan hasil kerja yang baik maka perlatan yang dibeli harus mendukung untuk mencapai tujuan tersebut.